Afwezigheidsbericht
Hoe werkt een automatisch antwoord?
Een afwezigheidsbericht, ook wel autoresponder of automatisch antwoord genoemd, is een bericht dat automatisch wordt teruggestuurd als er mail binnenkomt. Het laat de afzender weten dat je tijdelijk niet bereikbaar bent en wanneer je weer reageert. Het binnengekomen bericht blijft gewoon in je mailbox staan.
Een autoresponder kan op twee plekken draaien. Op serverniveau staat het ingesteld in je mailaccount en werkt het ook als je geen programma open hebt. In sommige mailprogramma's werkt het alleen zolang het programma aanstaat, of alleen op het apparaat waarop je het instelde. Welke optie bij jou beschikbaar is, hangt af van je hoster en je mailaccount.
Wil je weten hoe mail bij je mailbox terechtkomt als je het doorstuurt? Lees dan het artikel over mailboxen, aliassen en doorsturen.
Waar let je op bij het opstellen?
Een afwezigheidsbericht is kort en duidelijk. Vermeld wanneer je weer beschikbaar bent en bij wie de afzender terecht kan als iets dringend is. Je hoeft geen reden te geven en geen details over je vakantie, ziekte of verlof te delen.
- Een goede autoresponder reageert niet op automatische berichten, zoals nieuwsbrieven, meldingen of andere automatische antwoorden. Anders ontstaat een eindeloos heen-en-weer.
- Vermeld geen persoonsgegevens van collega's of klanten die voor de afzender niet nodig zijn.
- Stel een begin- en einddatum in, zodat het bericht niet weken na je terugkomst blijft versturen.
Een afwezigheidsbericht laat ook zien dat je niet direct antwoordt. Het is geen beveiliging: wie het leest, weet dat je afwezig bent. Houd daar rekening mee bij wat je deelt.
Waarom kan een autoresponder problemen geven?
Een autoresponder kan ook ongewenst uitpakken. Als het bericht naar spamadressen of geautomatiseerde systemen gaat, bevestig je dat je mailadres actief is, en dat levert vaak meer ongewenste mail op. Een antwoord op een mailinglijst kan bovendien alle abonnees bereiken.
Goede mailservers herkennen automatische berichten aan speciale koppen in de mail en slaan die over. Niet elk systeem doet dat. Veel programma's bieden daarom de optie om alleen aan je contacten of alleen eenmaal per afzender te antwoorden. Zo beperk je de kans op onnodig verkeer. Welk programma bij jou past, lees je in het artikel over mailprogramma's.
Veelgestelde vragen
Moet ik een afwezigheidsbericht ook naar externe afzenders sturen?
Dat hangt af van je situatie. Voor klanten en leveranciers is een extern bericht nuttig, omdat zij weten wanneer ze weer antwoord kunnen verwachten. Houd het bericht kort en neutraal, zodat ook mensen die je niet kennen het begrijpen. Voor interne collega's kan een uitgebreidere tekst passen.
Kan ik een afwezigheidsbericht voor een bepaalde periode instellen?
Veel programma's en hosters laten je een begin- en einddatum instellen. Zo stopt het automatische antwoord vanzelf wanneer je weer beschikbaar bent. Ondersteunt jouw programma geen einddatum, dan is het verstandig het bericht na je terugkomst zelf uit te zetten.