Transactionele e-mail
Wat valt onder transactionele e-mail?
Transactionele e-mail is een bericht dat automatisch wordt verstuurd naar aanleiding van een handeling van de ontvanger. Denk aan een orderbevestiging, een mail om een wachtwoord te herstellen of een melding dat een formulier is ontvangen. Zo'n bericht dient om iets af te handelen, niet om iets te verkopen.
Die herkomst maakt het verschil. De ontvanger verwacht het bericht en heeft er vaak een belang bij. Daarom is het verstandig transactionele mail strikt te scheiden van marketing, zoals een nieuwsbrief of een aanbieding. Zo voorkom je dat reclame de betrouwbaarheid van je belangrijke berichten aantast.
Waarom loont het om een verzenddienst te gebruiken?
Veel websites sturen transactionele mail via de SMTP-server van hun hoster. Een SMTP-relay of verzenddienst is een gespecialiseerde server die je inschakelt om berichten geauthenticeerd te versturen, meestal met een login of sleutel. Zie ook waarom een website soms geen mail verstuurt.
- Authenticatie: met SPF en DKIM op je eigen domein komen berichten betrouwbaarder aan.
- Inzicht: je ziet of een bericht is afgeleverd, is uitgesteld of is geweigerd.
- Herhalen: bij een tijdelijke fout probeert de dienst het bericht later opnieuw.
Let op: openingsstatistieken zijn door privacyregels en geblokkeerde afbeeldingen niet altijd precies. En als er persoonsgegevens in de mail staan, heb je ook bij een verzenddienst een verwerkersovereenkomst nodig.
Hoe houd je transactionele mail betrouwbaar?
Drie zaken bepalen vooral of je berichten aankomen: een herkenbaar afzenderadres op je eigen domein, correcte DNS-instellingen en zo weinig mogelijk foutmeldingen. Wat je van je hostingpakket kunt verwachten, verschilt per aanbieder. Vraag vooraf of er een SMTP-server met login beschikbaar is en welke verzendlimieten gelden. Zie ook verzendlimieten bij e-mail.
Een afzenderadres als noreply is vaak prima, maar zorg dat er een bereikbaar adres is voor reacties en vragen. Mail die niet kan worden beantwoord, leidt tot extra klachten. Meer over e-mail vind je op de categoriepagina over e-mail.
Veelgestelde vragen
Heb ik toestemming nodig om transactionele e-mail te sturen?
Voor een bericht dat voortvloeit uit een bestelling, account of formulier heb je meestal geen aparte toestemming nodig, omdat de ontvanger zelf de aanleiding gaf. Zodra je reclame toevoegt, valt het bericht onder de regels voor commerciële e-mail. Houd marketing daarom in een apart bericht.
Hoeveel transactionele mail mag ik versturen?
Dat hangt af van je hostingpakket of verzenddienst. Veel aanbieders stellen een limiet per uur of per dag, zodat misbruik en reputatieschade beperkt blijven. Vraag welke grenzen gelden en of die kunnen worden verhoogd als je volume groeit.