E-mailarchivering
Wat betekent e-mailarchivering precies?
E-mailarchivering is het langdurig bewaren van e-mail in een archief, zodat berichten ook na jaren nog terug te vinden zijn. Een archief bewaart bepaalde mail voor een vaste periode en is meestal doorzoekbaar. Het doel is bewaren en terugvinden.
Een back-up is iets anders. Dat is een kopie van je mailbox op een bepaald moment, bedoeld om iets te herstellen als er wat misgaat, zoals bij per ongeluk verwijderde mail of een beschadigde mailbox. Oudere back-ups worden na verloop van tijd vervangen. Een archief bewaart mail juist tot de bewaartermijn is verstreken of tot je die zelf opruimt.
Hoe een e-mailarchief werkt
Een archief kopieert of verplaatst mail naar een aparte opslag, meestal met vaste regels: welke berichten worden bewaard, hoe lang en wie ze mag inzien. Berichten worden vaak geïndexeerd op afzender, datum en onderwerp, zodat je ze later snel kunt zoeken. Sommige oplossingen werken via de mailserver zelf, andere via een losse dienst die de mail binnenhaalt.
Belangrijk is dat IMAP op zichzelf geen archief is. Met IMAP blijft mail op de server staan en synchroniseren je apparaten daarmee. Verwijder je een bericht op je telefoon, dan verdwijnt het ook van je laptop. Een archief voorkomt zulke fouten niet vanzelf. Lees voor de gevolgen van beide protocollen het verschil tussen IMAP en POP3.
Waarom zakelijke mail vaak bewaard moet worden
In Nederland geldt voor zakelijke administratie in de regel een fiscale bewaartermijn van zeven jaar. Daaronder vallen documenten die voor de belastingheffing van belang kunnen zijn, zoals facturen en offertes. Ook e-mails kunnen eronder vallen, bijvoorbeeld wanneer ze een factuur, betaling of afspraak bevatten die je administratie onderbouwt.
Tegelijk vraagt de AVG om zorgvuldigheid: persoonsgegevens mag je niet langer bewaren dan nodig is. Een archief is daarom geen plek om alles voor altijd te houden. Een goed archief heeft een beleid dat zegt welke mail je bewaart, hoe lang en wie erbij mag. Meer over e-mail in het algemeen vind je op de categoriepagina over e-mail.
Veelgestelde vragen
Is het verplicht om mijn e-mail te archiveren?
Er is geen aparte wet die een archief van al je e-mail voorschrijft. Wel moet je zakelijke gegevens die voor je administratie of belasting belangrijk zijn, beschikbaar en bruikbaar houden. Of een bericht daaronder valt, hangt af van de inhoud. Twijfel je over je verplichtingen, vraag dan advies aan een adviseur.
Hoe weet ik of mijn e-mailarchief werkt?
Test af en toe of je een bericht uit het archief terug kunt vinden en of de bijlagen nog te openen zijn. Zo zie je of het archief echt werkt en hoe lang zoeken duurt. Een archief dat je nooit hebt gecontroleerd, geeft een vals gevoel van zekerheid.